בעוד שגם עסק בתחילת דרכו יכול להתחיל בקביעת נהלי עבודה, העסקים שיפיקו מכך את מירב התועלת הם עסקים בעלי תחלופה מהירה, ואשר העבודה שבהם היא יחסית רוטינית.
קיימים מספר יתרונות ברורים לכתיבת נהלים:
1. שמירת הידע הארגוני.
2. קיצור זמן ההדרכה לכל עובד.
3. מניעת ריכוז הידע והכוח בידי מספר מצומצם של אנשים.
4. בסיס לשינוי ולשיפור, שיאפשרו יעילות רבה יותר.
ההטמעה היא חלק אינטגראלי מהתהליך, ולכן חלק נכבד מהמתודיקה לקביעת הנהלים מורכב משיתוף העובדים ומנהליהם. בניית התהליך והטמעתו כוללים מספר שלבים:
1. תחילה יש לאתר את הגורם שינהל את תהליך בניית הנהלים. רצוי שאדם זה יהיה גורם פנימי או יועץ חיצוני שהוא מומחה לתהליכים פנים ארגוניים.
2. לאחר מכן, מנהל התהליך צריך להשיג הסכמה גורפת בקרב מנהלי הארגון על קיום התהליך. ללא הסכמה כזו, קיים סיכון רב שהתהליך ייתקע, והסבירות להטמעתו נמוכה.
3. בשלב הבא, מנהל התהליך יאתר את המצב הקיים. ניתן לעשות זאת הן על ידי צפייה והן על ידי ראיונות אישיים של העובדים שמבצעים את התהליך. האיתור בשלב זה הוא איתור של המצב הקיים, אך רק לעיתים נדירות נהלים מציינים את המצב הקיים. המצב הקיים מהווה את התשתית להבנת השינויים והשיפורים שיש לעשות, על מנת ליצור נהלים אופטימליים.
4. איתור המצב הקים מהווה בסיס לדיאלוג על אופן ייעול העבודה שבין האחראי על הנהלים לבין העובדים האחראים על התהליך.
5. כתיבת הנוהל - הנוהל שנכתב משקף את תובנות הדיאלוג, והוא משמש לבניית דרך העבודה המשופרת שתתקיים מאותו רגע ואילך. כלומר הנהלים שנכתבים הופכים בסופו של דבר להיות תהליכי העבודה האופטימליים.
6. שיתוף המנהלים הישירים - חשוב לערב בתהליך את מנהלי הארגון כדי שאלו יעברו על הנהלים ויציעו תיקונים, הערות והארות. כדי לאפשר הטמעה יעילה, מנהלים אלו יהיו גם האחראים לביצוע הנהלים.
7. קביעת מועד לעדכון הנוהל - כדי לוודא שנהלים אינם כורכים את הארגון בחוסר גמישות אלא מאפשרים יצירתיות ושינוי יש לקבוע מועד לבדיקה ולעדכון הנוהל (לרוב אחת לחצי שנה), שבו גם תערך שיחה נוספת לייעול התהליך. כמו כן, יש לעדכן את הנוהל בכל פעם שמתגלה שיטה טובה יותר לביצוע תהליך עבודה.
קיימים מספר יתרונות ברורים לכתיבת נהלים:
1. שמירת הידע הארגוני.
2. קיצור זמן ההדרכה לכל עובד.
3. מניעת ריכוז הידע והכוח בידי מספר מצומצם של אנשים.
4. בסיס לשינוי ולשיפור, שיאפשרו יעילות רבה יותר.
ההטמעה היא חלק אינטגראלי מהתהליך, ולכן חלק נכבד מהמתודיקה לקביעת הנהלים מורכב משיתוף העובדים ומנהליהם. בניית התהליך והטמעתו כוללים מספר שלבים:
1. תחילה יש לאתר את הגורם שינהל את תהליך בניית הנהלים. רצוי שאדם זה יהיה גורם פנימי או יועץ חיצוני שהוא מומחה לתהליכים פנים ארגוניים.
2. לאחר מכן, מנהל התהליך צריך להשיג הסכמה גורפת בקרב מנהלי הארגון על קיום התהליך. ללא הסכמה כזו, קיים סיכון רב שהתהליך ייתקע, והסבירות להטמעתו נמוכה.
3. בשלב הבא, מנהל התהליך יאתר את המצב הקיים. ניתן לעשות זאת הן על ידי צפייה והן על ידי ראיונות אישיים של העובדים שמבצעים את התהליך. האיתור בשלב זה הוא איתור של המצב הקיים, אך רק לעיתים נדירות נהלים מציינים את המצב הקיים. המצב הקיים מהווה את התשתית להבנת השינויים והשיפורים שיש לעשות, על מנת ליצור נהלים אופטימליים.
4. איתור המצב הקים מהווה בסיס לדיאלוג על אופן ייעול העבודה שבין האחראי על הנהלים לבין העובדים האחראים על התהליך.
5. כתיבת הנוהל - הנוהל שנכתב משקף את תובנות הדיאלוג, והוא משמש לבניית דרך העבודה המשופרת שתתקיים מאותו רגע ואילך. כלומר הנהלים שנכתבים הופכים בסופו של דבר להיות תהליכי העבודה האופטימליים.
6. שיתוף המנהלים הישירים - חשוב לערב בתהליך את מנהלי הארגון כדי שאלו יעברו על הנהלים ויציעו תיקונים, הערות והארות. כדי לאפשר הטמעה יעילה, מנהלים אלו יהיו גם האחראים לביצוע הנהלים.
7. קביעת מועד לעדכון הנוהל - כדי לוודא שנהלים אינם כורכים את הארגון בחוסר גמישות אלא מאפשרים יצירתיות ושינוי יש לקבוע מועד לבדיקה ולעדכון הנוהל (לרוב אחת לחצי שנה), שבו גם תערך שיחה נוספת לייעול התהליך. כמו כן, יש לעדכן את הנוהל בכל פעם שמתגלה שיטה טובה יותר לביצוע תהליך עבודה.
גלי שרון הינה יועצת ארגונית ומנהלת של חברת קי-לידר שירותי ייעוץ. גלי בעלת תואר שני בניהול, בהתמחות התנהגות ארגונית מאוניברסיטת תל אביב. היא בעלת ניסיון נרחב במגזר הפרטי והציבורי בפיתוח ארגוני, הטמעת אסטרטגיה ופיתוח מנהלים.
http://www.key-leader.co.il
http://www.key-leader.co.il
